Jakie zbiory prowadzone przez wojewodę powinny zostać zgłoszone do rejestracji GIODO?

Business archive in folders, 3d illustration

[Artykuł archiwalny]

Na podstawie art. 1 pkt 1a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z późn. zm.), wojewoda jest organem administracji rządowej na szczeblu wojewódzkim, sprawującym władzę administracji ogólnej.

Jednocześnie, zgodnie z art. 7 tejże ustawy, wojewoda jest:

  • przedstawicielem Rady Ministrów w województwie,
  • zwierzchnikiem zespolonej administracji rządowej,
  • organem nadzoru nad jednostkami samorządu terytorialnego,
  • organem wyższego stopnia w rozumieniu przepisów o postępowaniu administracyjnym, jeżeli ustawy szczególne tak stanowią,
  • reprezentantem Skarbu Państwa, w zakresie i na zasadach określonych
    w odrębnych ustawach.

Należy przy tym podkreślić, iż stosownie do treści art. 15 powołanej ustawy, wojewoda jako przedstawiciel Rady Ministrów odpowiada za wykonywanie polityki rządu na obszarze województwa, a w szczególności:

  • kontroluje wykonywanie przez organy zespolonej administracji rządowej zadań
    wynikających z ustaw i innych aktów prawnych wydanych na podstawie upoważnień w nich zawartych, ustaleń Rady Ministrów oraz zarządzeń i poleceń Prezesa Rady Ministrów,
  • kontroluje wykonywanie przez organy samorządu terytorialnego i inne samorządy
    zadań z zakresu administracji rządowej, realizowanych przez nie na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rządowej,
  • dostosowuje do miejscowych warunków szczegółowe cele polityki rządu,
    oraz – w zakresie i na zasadach przewidzianych w ustawach – koordynuje
    i kontroluje wykonanie wynikających stąd zadań,
  •  zapewnia współdziałanie wszystkich jednostek organizacyjnych administracji rządowej i samorządowej działających na obszarze województwa i kieruje ich działalnością w zakresie zapobiegania zagrożeniu życia, zdrowia lub mienia oraz zagrożeniom środowiska, bezpieczeństwa państwa i utrzymania porządku publicznego, ochrony praw obywatelskich, a także zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom oraz zwalczania i usuwania ich skutków na zasadach określonych w ustawach,
    • dokonuje oceny stanu zabezpieczenia przeciwpowodziowego województwa, opracowuje plan operacyjny ochrony przed powodzią oraz ogłasza i odwołuje pogotowie i alarm przeciwpowodziowy,
  • reprezentuje Radę Ministrów na uroczystościach państwowych i w trakcie oficjalnych wizyt składanych w województwie przez przedstawicieli państw obcych,
  • wykonuje i koordynuje zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa,
    wynikające z odrębnych ustaw,
  • współdziała z właściwymi organami innych państw oraz międzynarodowych organizacji rządowych i pozarządowych na zasadach określonych przez ministra właściwego do spraw zagranicznych,
  • przedstawia Radzie Ministrów, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw administracji publicznej, projekty dokumentów rządowych w sprawach dotyczących województwa,
  • wykonuje inne zadania przewidziane w ustawach oraz ustalone przez Radę Ministrów i Prezesa Rady Ministrów.

Zgodnie z art. 24 ustawy o administracji rządowej w województwie, do kompetencji wojewody należą wszystkie sprawy z zakresu administracji rządowej w województwie, niezastrzeżone na rzecz innych organów tej administracji.

Z powyższego wynika, że wojewoda jest organem pełniącym wiele funkcji oraz wykonującym szereg zadań i kompetencji nałożonych na niego właściwymi przepisami prawa.

Stosownie do treści art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 100, poz. 926 z późn. zm.), administratorem danych jest organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, o których mowa w art. 3 tej ustawy, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Administratorami danych mogą być organy państwowe oraz samorządu terytorialnego, państwowe i komunalne jednostki organizacyjne, podmioty niepaństwowe realizujące zadania publiczne, a także osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych.

Wobec powyższego należy uznać, iż wojewoda w związku z wykonywaniem wyżej wymienionych zadań i kompetencji posiada, jako organ państwowy, status administratora danych w rozumieniu art. 7 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych.

W celu wykonywania swoich zadań i kompetencji wojewoda musi bowiem przetwarzać określone dane osobowe. Owe zadania i kompetencje wynikają z różnorodnych aktów normatywnych. W celu wyliczenia wszystkich przypadków, w których wojewodzie przysługuje status administratora danych, należałoby poddać szczegółowej analizie całe ustawodawstwo.

Jednakże, na potrzeby niniejszego opracowania, na podstawie analizy wybranych aktów prawnych, można wskazać konkretne przepisy określające zadania i kompetencje wojewody,
z wykonywaniem których może wiązać się konieczność przetwarzania danych osobowych. Należą do nich w szczególności:

  1. art. 60 ust. 5 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (Dz. U. Nr 92, poz. 880 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda prowadzi rejestr stref ochrony ostoi oraz stanowisk roślin i grzybów oraz ostoi, miejsc rozrodu i regularnego przebywania zwierząt objętych ochroną gatunkową. Na podstawie art. 60 ust. 3 tej ustawy wojewoda posiada kompetencje do wydawania decyzji administracyjnych ustalających lub likwidujących te strefy.
  2. art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 8 września 2006 r. o Państwowym Ratownictwie Medycznym (Dz. U. Nr 191, poz. 1410 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda prowadzi rejestr jednostek współpracujących z systemem ratownictwa medycznego. Ponadto, na podstawie art. 6 tej ustawy, każdej osobie, która poniosła szkodę na mieniu powstałą w następstwie udzielania przez nią pierwszej pomocy, przysługuje roszczenie o naprawienie tej szkody od Skarbu Państwa reprezentowanego przez wojewodę właściwego ze względu na miejsce powstania szkody.
  3. art. 126 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda w związku z przeprowadzanym postępowaniem nadzorczym i kontrolnym ma prawo m. in. do:
    – żądania informacji, dokumentów i danych, niezbędnych do sprawowania nadzoru
    i kontroli,
    • żądania od pracowników kontrolowanej jednostki udzielenia informacji w formie ustnej i pisemnej w zakresie przeprowadzanej kontroli,
    • wzywania i przesłuchiwania świadków,
    • zwrócenia się o wydanie opinii biegłych i specjalistów z zakresu pomocy społecznej.
  4. art. 51 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda jest organem właściwym do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego na terenach zamkniętych. Jednocześnie, na podstawie art. 57 ust. 3 tej ustawy, wojewoda prowadzi rejestr wydanych takich decyzji. Wojewoda wydaje także, zgodnie z art. 60 ust. 3 powołanej ustawy, decyzje o warunkach zabudowy na terenach zamkniętych.
  5. art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U. Nr 143, poz. 1027), zgodnie z którym właściwy wojewoda wydaje, odmawia wydania
    i unieważnia paszporty i paszporty tymczasowe w kraju.
  6. art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o przygotowaniu finałowego turnieju Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej UEFA EURO 2012 (Dz. U. Nr 173, poz. 1219), zgodnie z którym wojewoda wszczyna postępowanie wywłaszczeniowe oraz wydaje decyzje o wywłaszczeniu i o odszkodowaniu.
  7. art. 111 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda sprawuje nadzór, o którym mowa w art. 10 ust. 1 tej ustawy, poprzez m. in.:
    • badanie dokumentów i danych, niezbędnych do sprawowania nadzoru,
    • żądanie od pracowników nadzorowanej jednostki udzielania informacji w formie ustnej i pisemnej w związku z czynnościami nadzorczymi,
    • wzywanie i przesłuchiwanie świadków,
    • zwracanie się o wydanie opinii przez biegłych i specjalistów z zakresu rynku pracy.
      Ponadto, na podstawie art. 93 ust. 1 tej ustawy, wojewoda nadaje w drodze decyzji administracyjnej licencję zawodową pośrednika pracy, a na podstawie art. 95 ust. 1
    • licencję zawodową doradcy zawodowego. Poza tym, zgodnie z art. 88 ust. 7 powołanej ustawy, wojewoda wydaje przyrzeczenie i zezwolenie na pracę cudzoziemca.
  8. art. 62 ust. 1 i 8, art. 71b ust. 1 i 7, art. 81 ust. 1 i 2, art. 104 ust. 2 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2006 r. Nr 234, poz. 1694 z późn. zm.), zgodnie z którymi wojewoda wydaje – odpowiednio: decyzję w sprawie udzielenia zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony cudzoziemca, decyzję o cofnięciu takiego zezwolenia, decyzję w sprawie udzielenia zezwolenia na osiedlenie się lub zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego WE, decyzję o cofnięciu takiego zezwolenia, kartę pobytu, polski dokument podróży i polski dokument tożsamości cudzoziemca, składa wniosek o umieszczenie cudzoziemca w strzeżonym ośrodku albo o zastosowanie wobec niego aresztu w celu wydalenia. Jednocześnie, na podstawie art. 125 ust. 1 tej ustawy, wojewoda prowadzi rejestry związane z realizacją przepisów ustawy. Należą do nich:
    • rejestr spraw dotyczących wiz,
    • rejestry spraw dotyczących zezwoleń na zamieszkanie na czas oznaczony, zezwoleń na osiedlenie się, wydania polskich dokumentów tożsamości cudzoziemca, wydalenia z Rzeczypospolitej Polskiej, zezwoleń na pobyt rezydenta długoterminowego WE, wydania polskich dokumentów podróży dla cudzoziemca,
    • rejestr spraw dotyczących wydania tymczasowych polskich dokumentów podróży dla cudzoziemca,
    • ewidencja zaproszeń.
  9. art. 9o ust. 1 ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym
    (Dz. U. z 2007 r. Nr 16, poz. 94 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda wydaje decyzję o ustaleniu lokalizacji linii kolejowej.
  10. art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 22 listopada 2002 r. o wyrównywaniu strat majątkowych wynikających z ograniczenia w czasie stanu nadzwyczajnego wolności i praw człowieka i obywatela (Dz. U. Nr 233, poz. 1955), zgodnie z którym wojewoda wydaje decyzję w sprawie odszkodowania. Decyzja ta, zgodnie z art. 4 tej ustawy, wydawana jest na pisemny wniosek poszkodowanego, złożony do właściwego wojewody.
  11. art. 34 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o chorobach zakaźnych i zakażeniach (Dz. U. Nr 126, poz. 1384 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda wydaje decyzję
    o skierowaniu do pracy przy zwalczaniu epidemii na terenie województwa, w którym osoba skierowana mieszka lub jest zatrudniona.
  12. art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (Dz. U. z 2007 r. Nr 39, poz. 251 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda wydaje świadectwo stwierdzające kwalifikacje w zakresie gospodarowania odpadami, po złożeniu przez zainteresowanego egzaminu w zakresie gospodarowania odpadami z wynikiem pozytywnym.
  13. art. 30 ustawy z dnia 27 października 1994 r. o autostradach płatnych oraz
    o Krajowym Funduszu Drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2571 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda wszczyna postępowanie wywłaszczeniowe i wydaje
    w jego toku decyzje.
  14. art. 18c ustawy z dnia 15 lutego 1962 r. o obywatelstwie polskim (Dz. U. z 2000 r.
    Nr 28, poz. 353 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda prowadzi rejestry:
    • wniosków o nabycie obywatelstwa polskiego oraz osób, które nabyły obywatelstwo polskie,
    • wniosków o wyrażenie zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego oraz osób, które utraciły obywatelstwo polskie,
    • oświadczeń o wyborze dla dziecka obywatelstwa państwa obcego.
  15. art. 115j ust. 3 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym
    (Dz. U. z 2005 r. Nr 108, poz. 908 z późn. zm.), zgodnie z którym wojewoda prowadzi ewidencję instruktorów techniki jazdy.
  16. § 15 ust. 3, wydanego na podstawie ustawy Prawo o ruchu drogowym, rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 stycznia 2004 r. w sprawie badań lekarskich kierowców
    i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. Nr 2,
    poz. 15), zgodnie z którym wojewoda prowadzi rejestr lekarzy uprawnionych do przeprowadzania badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że wojewoda posiada cały szereg zadań i kompetencji. Wykonując je gromadzi określone dane osobowe, na co wskazują przepisy stanowiące o prowadzeniu przez wojewodę rejestrów, ewidencji, czy wydawaniu decyzji. W związku z wykonywaniem swoich zadań i kompetencji wojewoda prowadzi zbiory danych w rozumieniu art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. W takich przypadkach zastosowanie znajduje art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym administrator danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, z wyjątkiem przypadków określonych w art. 43 ust. 1 tej ustawy, zwalniających go z tego obowiązku. Tak więc, co do zasady, obowiązkowi rejestracji podlega każdy zbiór danych, a wyjątki od tej zasady zostały wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. A zatem, jeśli w odniesieniu do konkretnego zbioru danych prowadzonego przez wojewodę, nie zachodzi żadna z przesłanek zwalniających, wojewoda powinien zgłosić taki zbiór do rejestracji.

Analizując prowadzony przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych rejestr zbiorów danych osobowych w zakresie realizacji obowiązku rejestracyjnego przez wojewodów można zauważyć, iż obowiązek ten nie jest w pełni wykonywany. Niektórzy wojewodowie zgłosili bowiem do rejestracji więcej zbiorów danych, inni mniej (przykładowo Wojewoda Małopolski posiada 53 zarejestrowane zbiory danych, Wojewoda Śląski – 51,
a Wojewoda Lubuski oraz Wojewoda Dolnośląski – jedynie 15). Pewne zbiory danych zostały zgłoszone do rejestracji tylko przez niektórych wojewodów, inni wcale nie zgłosili analogicznych zbiorów, chociaż właściwe przepisy prawa są jednakowo obowiązujące dla wszystkich (np. większość wojewodów nie zgłosiło do rejestracji zbioru danych dotyczącego skarg i wniosków oraz zbioru danych dotyczącego osób występujących o udostępnienie informacji publicznej).

About Redakcja 243 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.