Zamieszczenie na tablicy ogłoszeń informacji o chorobie jako przyczynie absencji – czy jest to naruszenie przepisów prawa?

Pracodawcom zdarza się usprawniać organizację pracy (np. kiedy konieczne jest ustalenie grafiku dyżurów, konwojów, itp.) poprzez prowadzenie tzw. tablicy absencji widocznej dla wszystkich pracowników lub konkretnej komórki organizacyjnej, np. w sekretariacie lub w pokoju odpraw. Pracodawcy zapominają przy tym, że ujawnienie wszystkim, bądź nawet ograniczonej grupie osób zatrudnionych, informacji dotyczących nieobecności konkretnego pracownika z powodu choroby, w tym ilości dni lub rodzaju choroby nie znajduje podstawy w żadnym przepisie prawa.

Generalny zakaz przetwarzania danych wrażliwych

Stosownie do art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych– dalej UODO (najczęściej używane skróty) – zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych
w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (ust. 1). Informacja o przedłożeniu przez osoby zatrudnione u administratora danych osobowych zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy niewątpliwie jest informacją o stanie zdrowia tych osób.

W myśl jednak przepisu art. 27 ust. 2 pkt 6 UODO przetwarzanie danych, o których mowa w ust. 1, jest dopuszczalne m.in. jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób,
a zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie.

I tak, dla przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników znajdują zastosowanie przepisy prawa pracy, w tym Kodeks pracy  – dalej KP (najczęściej używane skróty)

Przepisy szczególne

W myśl art. 1041 § 1 KP to Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Zgodnie jednak z dyspozycją art. 27 ust. 2 UODO przetwarzanie informacji o stanie zdrowia musi być niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych musi być określony w ustawie. Szczególny wyjątek od obowiązku zachowania tajemnicy o stanie zdrowia pracownika wskazany został w art. 57 ust. 1 ustawy
z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 372 z późn. zm.), gdzie legalizuje się umieszczenie na zaświadczeniu lekarskim informacji o rodzaju określonych chorób lub przyczyn stanu niezdolności do pracy, jednakże następuje to poprzez tzw. kody literowe, od
A do E. Jednakże, w myśl ustępu 2 tego przepisu, pracownik może na pisemny wniosek zażądać od lekarza nieumieszczania danych o oznaczeniu literowym oznaczającym niezdolność do pracy spowodowaną stanem ciąży, oraz niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą.

O ile więc, pracodawca posiada legitymację ustawową do gromadzenia informacji
o przebywaniu pracownika na zwolnieniu z powodu choroby, to nie sposób jest przyjąć,
że „tablica absencji”, aby spełniać swoje zadanie usprawnienia organizacji pracy, musiała zawierać informację o przyczynie nieobecności, jaką jest choroba. Również ujęcie
w Regulaminie pracy, że dane na „tablicy absencji” będą zawierać informacje o chorobie nieobecnych pracowników nie spełnia przesłanki mówiącej o ustawowo wskazanym zakresie wrażliwych danych osobowych. Tak więc brak jest podstaw uprawniających pracodawcę do udostępniania informacji o chorobie pracownika innym nieupoważnionym pracownikom.

Obowiązek ochrony interesów pracownika

Przy ocenie udostępnienia pracownikom informacji o chorobie jako przyczynie absencji należy również mieć na uwadze zasady określone w art. 26 ust. 1 UODO, który przewiduje, że administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były m.in. przetwarzane zgodnie z prawem (zasada legalności) oraz zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami (zasada celowości). Ustawa o ochronie danych osobowych nakazuje także, aby administrator danych zastosował środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności m.in. powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym (art. 36 ust. 1 UODO). Zamieszczenie na tablicy ogłoszeń informacji o chorobie jako przyczynie absencji będzie naruszało również te przepisy.

Odpowiedzialność cywilna i karna pracodawcy

Warto mieć na uwadze, że pracodawca, który dopuszcza się naruszenia obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych swoich podwładnych, naraża się na sankcje wynikające z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art.  51 UODO kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (ust. 1). Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (ust. 2).

Ponadto, należy mieć na uwadze, że Kodeks pracy stanowi, iż pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 111 KP). Jeżeli zatem w wyniku ujawnienia danych osobowych doszło do naruszenia dóbr osobistych, pracownik może dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia na podstawie art. 448 Kodeksu cywilnego.

Podsumowanie

 Podsumowując, pracodawca posiada legitymację ustawową do gromadzenia informacji o przebywaniu pracownika na zwolnieniu z powodu choroby, ale brak jest podstaw do umożliwiania dostępu do takiej informacji innym zatrudnionym w związku z przekazywaniem im informacji mających na celu usprawnienie organizacji pracy.

Autor: Paulina Wirska

About Redakcja 310 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.