Okres przetwarzania danych osobowych

Generalny Inspektor w artykule z dnia 15 stycznia 2013 r. opublikowanym przez Przegląd Komunalny (wyd. Abrys), umieszczonym również na stronie internetowej GIODO[1] wskazuje, że okres przetwarzania danych osobowych przez przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjne po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy nie powinien być dłuższy niż 10 lat. Zdaniem organu powyższy okres wynika z analizy przepisu art. 26 ust. 1 pkt 4 uodo, który nakłada na administratora danych obowiązek przechowywania danych osobowych w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania oraz ogólnych terminów przedawnienia roszczeń wynikających z Kodeksu Cywilnego.

W omawianym artykule Generalny Inspektor ocenił przychylnie wprowadzenie przez administratora danych osobowych, jakim było właśnie przedsiębiorstwo wodno-kanalizacyjne, 10 letniego okresu retencji danych osobowych przetwarzanych w związku z umowami klientów, które wygasły lub zostały rozwiązane.

Zastanawiające dlaczego organ wyliczając ogólne terminy przedawnienia roszczeń (3 lata dla świadczeń okresowych i wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej, 10 lat dla pozostałych) nie zwrócił uwagi na fakt, że zaopatrywanie w wodę czy odprowadzane nieczystości przez przedsiębiorstwo wodno-kanalizacyjne to w istocie świadczenia mające charakter okresowy, a dodatkowo wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej. Do tego rodzaju zobowiązań, należy stosować 3 letni okres przedawnienia roszczeń.

Jeśli więc Generalny Inspektor ocenia, że okresy przedawnienia roszczenia wynikające z Kodeksu Cywilnego determinują czas przetwarzania danych osobowych przez administratora danych, to powinien zwrócić uwagę jaki termin przedawnienia stosuje się w indywidualnej sytuacji. W mojej ocenie do administratorów danych osobowych będących przedsiębiorstwem wodno-kanalizacyjnym należy stosować 3 letni okres retencji danych, gdyż po tym okresie roszczenia ulegają przedawnieniu i w zasadzie jedyną szansą uzyskania wierzytelności jest jej uznanie przez dłużnika. Stanowisko GIODO i wnioski wynikające z przytoczonego artykułu są, w związku z powyższym dość zaskakujące, żeby nie napisać niezgodne z ustawą o ochronie danych osobowych.

Z drugiej strony dla przedstawicieli sektora prywatnego wydłużanie terminów retencji danych jest bardzo korzystne, więc rozszerzająca interpretacja, opisanej problematyki, stosowana przez GIODO cieszy. Z przytoczonego artykułu płynie również bardzo istotny wniosek dla wszystkich administratorów danych osobowych, mianowicie posiadanie procedury retencji danych jest elementem koniecznym. Jej brak w przypadku kontroli urzędu zostanie wskazany jako uchybienie.

About Redakcja 304 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.