Monitoring w miejscu pracy w Polsce i w Niemczech

Nowe ustawy a nasza prywatność

I. Wstęp

Kamery są wszędzie. Są w urzędach, na stacjach metra, na lotniskach, osiedlach mieszkalnych, w sklepach, na parkingach, a także w miejscu pracy. Są one stałym elementem naszej rzeczywistości. Jesteśmy kontrolowani także na inne sposoby. W miejscu pracy cenzurowane są rozmowy telefoniczne, sprawdzana jest poczta elektroniczna, historia odwiedzanych stron internetowych i czas poświęcony na surfowanie w sieci.
Nowoczesne technologie pozwalają jednak na jeszcze więcej. Pracodawca może śledzić przemieszczanie się pracownika. Technologie czynią możliwym niezauważalną kontrolę zawartości komputera pracowników. Można podglądać nie tylko charakter odwiedzonych stron internetowych, ale także czas wejścia i długość przebywania. Oferowanych jest wiele programów np. TotalView. Pozwala on na pełen ogląd danych przetwarzanych przy poszczególnych stanowiskach pracy oraz umożliwia obserwację materiałów wyświetlanych na komputerze pracownika, w czasie rzeczywistym, bądź później, a następnie ich analizę. Oprogramowań jest wiele, zależnie od potrzeb, np. Surfcontrol, Winwhatwhere, Spector, Cyberpatrol, Surfwatch, które oprócz tradycyjnych funkcji, pozwalają na analizę obszarów zainteresowań pracownika, na podstawie haseł wpisywanych do wyszukiwarek, np. „gra”, „sex”. Technicznych trudności nie stwarza, także kontrola przychodzących i wychodzących E-Maili. Dzięki odpowiedniemu filtrującemu oprogramowaniu możliwe jest przeglądanie jak w lustrzanym odbiciu wszystkich wiadomości tekstowych, np. tych które zawierają niechciane wyrazy, nieuprzejme formy, czy poufną zawartość.
Na tym jednak nie koniec. Kontroluje nie tylko państwo i pracodawcy, kontrolują także zazdrośni małżonkowie oraz nieufni rodzice.
Czy taka kontrola jest zgodna z prawem? Czy pracodawcy wolno wszystko? A może to pracownik pozostaje bezkarny, gdyż uprawnienia kontrolne pracodawcy są ograniczone przez obowiązujące przepisy prawne?
Z uwagi na rozmiar niniejszej publikacji i złożoność problematyki skupię się jedynie na monitoringu w miejscu pracy przez omówienie obowiązujących przepisów, orzecznictwa oraz głosów doktryny na przykładzie Polski i Niemiec. Pragnę jednocześnie zaznaczyć, iż ograniczenie niniejszego opracowania do analizy monitoringu w miejscu pracy nie świadczy o mniejszej wadze zagadnienia w odniesieniu do innych obszarów funkcjonowania człowieka, ale zasługuje ono na osobne omówienie.
Chociaż pracownik pod względem strukturalnym i gospodarczym podlega pracodawcy to generalną zasadą stosunku pracy jest istnienie dwóch równorzędnych podmiotów: pracodawcy oraz pracownika. Jak koresponduje z tym ochrona danych osobowych? Zasadą jest, że osoba zainteresowana, tutaj pracownik, decyduje jakie dane na swój temat oraz komu chce powierzyć. Z jednej strony ochrona prawa do prywatności pracownika jest głównym priorytetem, natomiast z drugiej strony trudno odmówić przedsiębiorcy prawa dążenia do optymalnego wykorzystania czasu pracy, ochrony tajemnic przedsiębiorstwa oraz osiągnięcia zadowolenia ze strony klientów. Należy odpowiedzieć na pytanie do jakiego stopnia wolno pracodawcy wkroczyć w nienaruszalne prawo jednostki do informacyjnego samookreślenia oraz prawo do prywatności.

II. Monitoring w Polsce

Kontrola pracownika musi być zgodna z konstytucyjnym prawem jednostki do ochrony prywatności, gwarancji wolności i ochrony komunikowania się. Poza tym na gruncie polskim brak konkretnych ustawowych przepisów regulujących monitorowanie miejsc pracy. W związku z tym powołam wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 20.12.2007 r. znak: RPO-561580-III/07/MPR), które zostało wystosowane z uwagi na brak ustawowej regulacji kontrolowania służbowej korespondencji pracowników, poczty elektronicznej czy nagrywania rozmów telefonicznych. Stanowisko Ministerstwa przyznało pracodawcy prawo do kontrolowania sposobu wykonywania pracy, także kontroli treści korespondencji służbowej przygotowywanej w ramach wykonywania pracy. Co więcej, nie ma znaczenia, czy chodzi o korespondencję wewnętrzną, czy wysyłaną do odbiorcy zewnętrznego. Podkreślono jednak, że elektroniczne środki przekazu stanowiące narzędzie pracy i wyposażenie stanowiska pracy mogą być wykorzystywane jedynie do realizacji zadań służbowych (http://www.rpo.gov.pl/pliki/1201784465.pdf). Z treści przepisów kodeksu pracy, głownie art. 22 § 1 zostało wyprowadzone, w mojej ocenie na wyrost, naturalne uprawnienie pracodawcy do kontroli korzystania przez pracownika z narzędzi pracy.
Niemniej przeglądając orzecznictwo można przyjąć, iż pracodawca jest jednak w swoich uprawnieniach kontrolnych ograniczony. Kwestionowane są prawa pracodawcy, jeśli chodzi o wykorzystywanie przez niego uzyskanych informacji oraz ich gromadzenie (uchwała SN z 16.7.1993 r., I PZP 28/93, OSNCP Nr 1//1994, poz. 2). Zwraca się także uwagę na potencjalne naruszenie dóbr osobistych pracownika przez upublicznienie uzyskanych informacji (wyrok SA w Poznaniu z 4.7.2006 r., I ACa 21/06, niepubl.), do czego może doprowadzić nieprawdziwy zarzut niewłaściwego zachowania podczas wykonywania czynności zawodowych, mogący przyczynić się np. do utraty dobrego imienia. Firmy uzasadnią gromadzenie danych o wykonywanej pracy przede wszystkim faktem dobrowolnego zawarcia przez pracownika umowy o pracę.
Uzasadnionym wydaje się przeszukiwanie zgodnie z regulaminem lub ustalonymi zwyczajami pracowników, w celu uniknięcia wynoszenia mienia, jednakże tylko wówczas kiedy pracownicy zostali o tym uprzedzeni (wyrok SN z 13.4.1972 r., PR 153/72, OSNC Nr 10/1972, poz. 184). Wskazuje się, iż wraz wprowadzeniem monitoringu pracodawca może stosować tylko takie środki, które nie naruszą prywatnej sfery pracownika. Należy przy tym podkreślić, że rozmowy telefoniczne prowadzone z telefonu służbowego należy traktować jako element „życia prywatnego” (np. wyrok ETPC z 25.6.1997 r., 20605/92 w sprawie Halford przeciwko UK, Reports 1997 – III). Pracodawca powinien poinformować pracowników o zakresie oraz formach kontroli, jak również o obowiązujących zasadach korzystania ze sprzętu służbowego do celów prywatnych. Środki kontroli powinny być adekwatne do celu jaki chce się osiągnąć oraz powinny możliwie najmniej ingerować w prywatną sferę jednostki (wyrok ETPC z 3.4.2007 r., Lynette Copland przeciwko UK, 62617/00 wraz z glosą A. Lacha, MoPR Nr 7/2007, s. 384).
Przy zachowaniu powyższych zasad transparentności pracodawca może uzyskiwać informacje o wykorzystywaniu przez pracownika sprzętu służbowego do celów prywatnych, bądź też działaniu przez pracownika na szkodę firmy. Za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych Sąd Najwyższy uznał korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego do udziału w grach towarzyskich, narażające pracodawcę na znaczne wydatki (wyrok SN z 15.5.1997 r., I PKN 93/97, OSNP NR 7/1998, poz. 208).
Kontrola może być usprawiedliwiona faktem ponoszenia przez pracodawcę odpowiedzialności wobec osób trzecich np. nieuprawnione wejście przez pracownika do systemu komputerowego kontrahenta pracodawcy i usunięcie z niego plików znajdujących się na serwerze sieciowym (wyrok SN z 12. 1. 2005 r., I PK 142/04, OSNP Nr 16/2005, poz. 242).
Nie należy także zapominać o przepisach regulujących podsłuch procesowy oraz operacyjny, stosowany w określonych ustawowo okolicznościach oraz przy spełnieniu ustawowych przesłanek (art. 237 k. p. k.).
Czym jednak grozi nieuprawniony monitoring? Oprócz wyżej sygnalizowanego, potencjalnego naruszenia dóbr osobistych, warto mieć na względzie przepisy prawa karnego dotyczące nielegalnego uzyskania informacji np. otwarcie cudzego listu (art. 267 k. k.). W sytuacji, w której pracodawca jasno nie wykluczył możliwości korzystania z Internetu do celów osobistych i jest mu wiadomym, iż pracownicy wykorzystują skrzynkę E-Mail, także do celów prywatnych, można będzie mówić o naruszeniu przepisów prawa karnego. Co więcej, czytanie elektronicznej skrzynki pocztowej, w której znajdują się również prywatne wiadomości E-Mail może doprowadzić do zebrania danych wrażliwych, dotyczących np. przekonań religijnych, czy preferencji seksualnych.
Uznać należy, że wizerunek stanowi dane osobowe i jest chroniony przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Zatem nawet kiedy nadzór kamer w określonych sytuacjach wydaje się zgodny z obowiązującymi przepisami, zawsze istnieje niebezpieczeństwo użycia danych niezgodnie z celem ich zebrania, czy dostania się danych w nieuprawnione ręce. Jak natomiast potraktować sytuację, kiedy monitoring, w tym przypadku kamer video, jest uzasadniony, ale w pomieszczeniu znajdują się również inne przypadkowe osoby bądź pracownicy nie wchodzący w krąg osób podejrzanych? Wątpliwości pojawia się wiele, na które często brak oczywistych odpowiedzi.

III. Monitoring w Niemczech

Niemiecka ustawa o ochronie danych osobowych (BDSG) reguluje kwestię monitoringu za pomocą kamer video, jednak tylko w odniesieniu do pomieszczeń instytucji publicznych (§ 6b BDSG). Natomiast podobnie jak w Polsce brak konkretnego uregulowania monitoringu w przepisach prawa pracy, chociaż w literaturze pojawia się pojęcie „ochrona danych osobowych w pracy” (Arbeitsdatenschutz), w ramach, której rozpatrywany jest również temat monitoringu. Monitoring pracowników można oprzeć na ustawie o ochronie danych osobowych, przepisach regulujących tajemnicę korespondencji i telekomunikacji oraz przepisach ustawy o ustroju przedsiębiorstw, która reguluje stosunki między pracodawcą a pracobiorcami.

Zgodnie z § 87 nr 6 ustawy o ustroju przedsiębiorstw oraz § 79 nr 12 ustawy o przedstawicielstwie personelu w służbie publicznej monitoring w pracy jest dozwolony tylko po wyrażeniu zgody. Konieczna jest porozumienie pracodawcy z radą zakładową, zaś jedynie w sytuacjach niecierpiących zwłoki wystarczy decyzja jednego organu. Konieczne jest również uzgodnienie z radą zakładową okoliczności monitoringu. Z kolei zgodnie z § 79 nr 13 ustawy o przedstawicielstwie personelu w służbie publicznej zgoda musi nastąpić podczas tworzenia miejsca pracy, zaś zgodnie z § 79 nr 14 także przy wprowadzaniu lub zmianie technicznego wyposażenia, bądź przy procesie automatycznego przetwarzania danych pracowników.

Nikt nie ma wątpliwości, iż generalny i systematyczny monitoring uchybia w prawa człowieka, jest sprzeczny z konstytucyjnym prawem do prywatności oraz do informacyjnego samookreślenia, czy wolnością korespondencji. Zasada tajemnicy korespondencji została wyrażona art. 10 Konstytucji (GG), art. 88 ustawy telekomunikacyjnej (TKG), oraz art. 206 prawa karnego (StGB). Przy czym powyższe przepisy stosuje się tylko do końca transmisji, następnie właściwe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (wyrok Federalnego Trybunału Konstytucyjnego z 2.03. 2006).

Przyjmując zasadę zakazu monitoringu w miejscu pracy, literatura odwołuje się do podstawowych zasad wyrażonych w przepisach federalnej ustawy o ochronie danych osobowych. Przyjmuje się, iż w sytuacji, kiedy pracodawca zezwala (lub wyraźnie nie wyklucza) na wykorzystywanie komputerów, telefonów czy Internetu do celów prywatnych to zakazana jest cenzura poczty elektronicznej, czy odsłuchiwanie treści rozmów telefonicznych.

Obserwację kamer dopuszcza się natomiast w szczególnych okolicznościach mając na względzie zachowanie wymogów bezpieczeństwa (np. okienko w Banku), albo z uwagi na udowodnienie pracownikowi popełnianych przestępstw (np. kradzież mienia), ale również i w tym przypadku należy pracownika poinformować o nadzorze kamer.

W 2003 roku został wydany przez Federalny Sąd Pracy wyrok o podstawowym znaczeniu, przesądzający o dopuszczalności w pojedynczych przypadkach ukrytej obserwacji za pomocą kamer video. Zauważono, że konkretne podejrzenie popełnienia przestępstwa albo ciężkiego uchybienia obowiązkom pracowniczym daje podstawę do skorzystania z ukrytej kamery, celem udowodnienia czynu. Tak więc po analizie wszystkich przesłanek, nie będzie już istotnym, czy rada zakładowa wyraziła uprzednio zgodę na podgląd za pomocą kamer (BAG z 27.03.2003, 2 AZR 51/02).

Dla przykładu Federalny Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 1991 roku (BverfG z 19.12.1991 – Az 1 BvR 382/85) podkreślił, że również rozmowy zawodowe wykonywanie z telefonu służbowego podlegają ochronie konstytucyjnego prawa do prywatności (art. 2 Abs. 1 w związku z art. 1 Abs. 1 GG).

Co do zasady niedopuszczalne jest także potajemne nagrywanie rozmowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. W ten sposób zdobyty materiał nie ma waloru środka dowodowego. Sytuację zmienia poinformowanie rozmówcy o podsłuchu lub nagrywaniu. (BAG z 29.10.1997 – AZ 5 AZR 508/96).

Z kolei narażenie pracodawcy (w tym przypadku spółki przez wspólnika) na znaczne koszty, przez wykorzystywanie telefonu służbowego na sex-rozmowy, jest uzasadnioną przyczyną utraty zaufania i może spowodować przedwczesne wypowiedzenie (OLG Hamm – AZ 8 U 194/98).

Braku legitymacji do zastosowania ukrytej kamery nie konwaliduje zgoda zainteresowanego. Pracodawca musi wykazać konkretny interes, bądź zagrożenie, wymuszające takie środki (BAG z 15.5.1991 – Az 5 AZR 115/90). Istotnym naruszeniem prawa do prywatności jest nieprzerwana oraz nieuzasadniona obserwacja pracownika. Niemniej w konkretnych sytuacjach zagrożenia pracodawca może skorzystać z tymczasowej obserwacji (BAG z 7.10.1987 – Az 5 AZR 116/86).

Do kwestii korzystania z Internetu podczas godzin pracy odniósł się Sąd Pracy w Wesel. Pracodawca udowodnił księgowej, iż w ciągu roku przez 100 godzin surfowała w Internecie w celach prywatnych, po czym wypowiedział jej stosunek pracy bez zachowania terminu wypowiedzenia. Sędzia okazał zrozumienie pracownicy, a winą, polegającą na braku jasnych reguł w dopuszczalności korzystania z Internetu, obarczył pracodawcę.

Należy również przyjąć, że przedsiębiorstwa, które oferują dla swoich własnych pracowników usługi telekomunikacyjne, nie tylko jako ich świadczenie pracy, ale także do celów prywatnych, powinny czynić to w sposób bardzo przejrzysty, mając na względzie obowiązujące przepisy. W związku z tym wypowiedział się Pełnomocnik ds. Ochrony Danych Osobowych z kraju związkowego Niedersachsen. Prywatna sfera pracownika firmy świadczącej usługi multimedialne podlega szczególnej ochronie. Oznacza to, że nie można w żaden sposób wiązać danych jednostki występującej w charakterze pracownika oraz w charakterze klienta. Przedsiębiorca natomiast jest zobowiązany do zapewnienia technicznych i organizacyjnych rozwiązań umożliwiających rozdział zapisywanych i przetwarzanych danych podczas czynności służbowych od czynności prywatnych. W sytuacji kiedy jest to technicznie niemożliwe przedsiębiorca powinien albo zrezygnować z świadczenia takich usług dla pracownika, albo poprawić proces prywatnego używania (Landesbeauftragter für den Datenschutz Niedersachsen, Datenschutz bei Tele – Und Mediendiensten, 23 sierpień 1999).

W Rozporządzeniu o miejscach pracy wyposażonych w monitory z 1996 roku, oprócz przepisów technicznych mających na celu ochronę zdrowia, znalazł się przepis, w tym miejscu bardzo interesujący. Mianowicie w pkt. 22 Suplementu ustalono, iż bez wiedzy użytkownika nie można używać żadnego urządzenia służącego do kontroli jakościowej lub czasowej.

Na koniec powołam wyrok Federalnego Trybunału Konstytucyjnego z 27.02.2008 roku, zgodnie z którym ogólne prawo do prywatności (art. 2 Abs. 1 w związku z art. 1 Abs. 1 GG) zwiera w sobie prawo do zapewnienia poufnego i zintegrowanego technicznie systemu informatycznego. Poufna infiltracja systemu, w wyniku której używanie systemu będzie obserwowane albo umożliwiony zostanie odczyt prywatnych wiadomości, jest konstytucyjnie dopuszczalna, tylko wówczas gdy istnieje rzeczywiste zagrożenie ważnego dobra prawnego (tj. życia, zdrowia, wolności). Określone środki mogą być podjęte dopiero wówczas, gdy istnieje wystarczające prawdopodobieństwo zagrożenia, które ma nastąpić w bliskim czasie, w konkretnych okolicznościach, w wyniku działania konkretnej osoby. Taka potajemna infiltracja obostrzona jest zarządzeniem sędziego.

Konsekwencjami nieuprawnionego monitoringu, przejawiającego się w naruszeniu zasady tajemnicy korespondencji, wynikającego z art. 10 Konstytucji (GG), § 88 ustawy telekomunikacyjnej (TKG) oraz § 206 prawa karnego (StGB), są wysokie kary, przy czym brak konieczności wniosku pokrzywdzonego o ściganie. Kwestię podsłuchu kompleksowo reguluje ustawa telekomunikacyjna. Wynikiem nielegalnego zastosowania podsłuchu może być odpowiedzialność także na podstawie ustawy karnej np. na podstawie § 201 StGB.

IV Wnioski

Problem monitoringu w miejscu pracy jest bardzo aktualny, budzi wiele kontrowersji w doktrynie, a w praktyce nastręcza wiele wątpliwości. Świadczy o tym nie tylko ogromna ilość wyroków, ale także liczby. Mianowicie fakt, że ogromna ilość pracodawców w Polsce monitoruje aktywność swoich pracowników w sieci, oznacza rzeczywisty problem nadużywania tego medium do celów prywatnych. Z kolei ankieta przeprowadzona przez gazetę Capital 7 lat wcześniej wskazała, że tylko 13 % pytanych przedsiębiorców niemieckich kontroluje wychodzące E-Maile. Z pewnością liczba ta się zmniejszyła z uwagi na konsekwentne przepisy, spójną linię orzecznictwa, doktryny oraz inwestowanie firm w szkolenia, również z zakresu ochrony prywatności w miejscu pracy. Jednocześnie zadziwia fakt, iż prawie połowa obywateli Niemiec podejrzewa, że ich rozmowy lub zawartość skrzynek mailowych jest kontrolowana. W USA, obieg emaili kontroluje praktycznie co drugi przedsiębiorca. Podobnie w Wielkiej Brytanii, gdzie przepisy pozwalają na takie działania.

Z powyższych przykładów nie należy wysnuwać wniosków, iż pracodawca musi cierpliwie znosić naganne zachowanie pracowników. Obowiązuje go jednak dbałość w starannym określaniu reguł obowiązujących w pracy oraz zapoznawanie z nimi swoich pracowników. W związku z powyższym na aprobatę zasługuje praktyka niemieckich firm, które w swoich regulacjach wewnętrznych określają dostępność Internetu dla celów prywatnych. Ankieta przeprowadzona już w 2001 roku przez wyżej powoływany miesięcznik Capital wykazała, że prywatne użytkowanie Internetu do celów prywatnych jest dozwolone w takich firmach jak Ericsson, Fiat, Intel, Volkswagen, jest tolerowane w Adidas – Salomon, Alcatel Deutschland, American Express, BMW, Kraft Foods Deutschland etc. Natomiast jest zabronione w 3 M Deutschland, Allianz, Audi, Axa Colonia, BASF, Lufthansa, Deutsche Post, Puma, TUI etc

Trudno o ocenę, czy konkretna regulacja ustawowa jest konieczna. Przykład naszych zachodnich sąsiadów świadczy, iż mimo braku przepisów, społeczeństwo jest świadome swoich praw, a przedsiębiorcy doinformowani w tym co im wolno.

Popularne są, także happeningi będące odpowiedzią na coraz dalej idącą ingerencję Państwa w sferę prywatności. Odnosi się to jednak w większym stopniu do monitoringu miejsc publicznych (głównie lotnisk), dlatego nie będę tego tematu rozwijać.

W poprzednich punktach zostały omówione konsekwencje prawne nieuprawnionego monitoringu. W tym miejscu pragnę zwrócić uwagę na aspekt etyczny oraz czysto gospodarczy. Nie budzi wątpliwości, że same wprowadzenie kamer wzbudzi wiele zamętu w środowisku pracy, spowoduje nieprzyjazną atmosferę wzajemnego podejrzenia i niepewności. Brak zaufania ze strony pracodawcy może skutkować spadkiem motywacji pracowników. Zapewne wypowiedzieliby się, także psychologowie, w jaki sposób na jakość pracy wpływa świadomość, że jesteśmy podglądani lub podsłuchiwani. Myślę że monitoring może doprowadzić do zatracenia swobody zachowania w miejscu pracy, a przyczynić się do aktorstwa. Ponadto podejrzenie pracodawcy w stosunku do jednostki i wprowadzenie monitoringu może wpłynąć na atmosferę panującą w całym zespole, dlatego warto pomyśleć o innych, skuteczniejszych rozwiązaniach.

Reasumując należy potwierdzić, iż bardzo trudno jest znaleźć idealne rozwiązanie. Wprowadzenie rozwiązań chroniących interesy pracodawcy, jednocześnie nie uchybiających w obowiązujące przepisy i nie mających negatywnego wpływu na motywacje pracowników jest trudną decyzją pracodawcy, do której potrzeba dużej intuicji i wyważenia potencjalnych korzyści i strat.

Autor: Justyna Matuszak- Leśny

 Bibliografia:

  1. Frank Bayreuther, Videoüberwachung AM Arbeitsplatz, in neue Zeitschrift für Arbeitsrecht 18/2005, s. 1038-1044.
  2. Manuel Kipfer, Spione im Buero. Überwachung am Arbeitsplatz, Bürgerrechte im Netz, Bundeszentrale für politische Bildung, s.92-109.
  3. Peter Gola, Datenchutz und Multimedia am Arbeitsplatz. Datakotext-Verlag, Frechen 2006.
  4. Peter Wedde, Internet und E-Mail am Arbeitsplatz, Der Personalrat (PerR) 2007, 107.
  5. Raimund Woltermann, Anspruch auf private Internetnutzung durch betriebliche Übung NZA 2007, s. 529.
  6. Stefan Kramer, Kündigung wegen privater Internetnutzung, NZA 2006, 194.
  7. Wolfgang Däubler, Gläserne Belegschaften? Datenschutz in Betrieb und Dienststelle, 4 Auflage, Bund-Verlag, Frankfurt am Main 2002.
About Redakcja 310 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.