Miasto bezpodstawnie żądało kopii dowodu osobistego

Do incydentów w zakresie ochrony danych osobowych doszło w jednym z  miast na terenie województwa łódzkiego. Władze samorządowe, wprowadzając program „Karta Seniora” żądały od potencjalnych beneficjentów kserokopii dowodu osobistego załączonego do wniosku. Sprawą zajął się już GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych). Po przeprowadzonej kontroli Rada Miasta wydała nową uchwałę.

Karta Dużej Rodziny i Karta Seniora

Równolegle do ogólnopolskiego programu Karta Dużej Rodziny i Karta Seniora działają liczne programy samorządowe. Ogólnym założeniem projektów jest możliwość korzystania przez członków rodzin wielodzietnych i seniorów z różnego rodzaju ulg, gwarantowanych przez partnerów-przedsiębiorców. Samorządy mogą dobrowolnie tworzyć alternatywne do ogólnopolskiego programy i dostosowywać wymogi oraz warunki dla składających wnioski, do potrzeb lokalnej społeczności. Do stworzenia takiego programu niezbędnym jest podjęcie stosownej uchwały przez Radę Gminy, opcjonalnie Miasta.

… i tu zaczynają się schody

Na wprowadzenie na swoim terenie Karty Seniora zdecydowało się jedno z łódzkich miast. Program, mający na celu wsparcie budżetów domowych bardziej nobliwych członków lokalnej społeczności, zaowocował naruszeniem ochrony ich danych osobowych.

Co było w regulaminie?

W regulaminie Rada Miasta wskazała, że warunkiem koniecznym do korzystania z programu jest okazanie dowodu osobistego i załączenie jego kserokopii do wniosku o wydanie Karty.

GIODO zajął się problemem z urzędu po uzyskaniu niepokojących informacji od jednego z mieszkańców. W październiku przeprowadził on kompleksową kontrolę w urzędzie miasta, obejmującą zarówno pozyskiwanie danych osobowych jak i ich zabezpieczanie oraz przekazywanie innym podmiotom.

Zasada adekwatności, czy ktoś o niej jeszcze pamięta?  

Zasada adekwatności w przetwarzaniu danych osobowych polega na ocenie czy zbierane dane osobowe są niezbędne do celów w jakich są one zbierane i przetwarzane. Innymi słowy, administrator konstruując bazę z danymi osobowymi i regulamin musi rozważyć czy wskazana dana jest mu realnie potrzebna, a jej uzyskanie przynosi adekwatne korzyści i nie narusza prywatności osoby, której dane są przetwarzane. Każdorazowo ważyć należy interes administratora i interesy osób, których dane dotyczą. Problem polega na tym, że z przestrzeganiem zasady adekwatności ma problem szeroki krąg instytucji zarówno publicznych jak i prywatnych.  Głośno było chociażby o incydencie związanym z przesyłaniem kopii dowodu osobistego, celem weryfikacji konta na słynnym portalu aukcyjnym.

Zdaniem Inspektorów GIODO, w przypadku przetwarzania danych przez urząd łódzkiego miasta, celem wydania Karty Seniora, zasada adekwatności przetwarzania danych osobowych została naruszona. Do wydania Karty konieczne są jedynie dane takie jak: imię, nazwisko, adres zamieszkania wnioskodawcy, jego data urodzenia oraz numer samej karty. Ilość danych osobowych znajdujących się w dowodzie osobistym, znacząco przekracza te konieczne do wydania Karty, co stwarza zagrożenie dla prywatności wnioskodawców.

Odpowiedź władz

Po przeprowadzonej kontroli i wskazaniu nieprawidłowości, Rada Miasta dobrowolnie podjęła  uchwałę i nadała nowe brzmienie regulaminowi. Aktualnie do wniosku o wydanie Karty Seniora wnioskodawca nie musi już załączać kserokopii swojego dowodu osobistego. Zgromadzone uprzednio dowody osobiste beneficjentów programu, zostały zniszczone, co potwierdzają inspektorzy GIODO.

W efekcie sprawa doczekała się szczęśliwego finału. W ramach przeprowadzonej kontroli nie wykazano innych naruszeń w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych.

Teraz zamiast karty… smartfon

Co ciekawe, już teraz można korzystać z aplikacji mObywatel, stworzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji, która pozwala na przechowywanie danych z dowodu osobistego w formie elektronicznej. Konieczne w tym celu jest posiadanie profilu zaufanego eGO oraz telefonu  z oprogramowaniem Android. Na razie zastępuje ona dowód osobisty, ale już wkrótce możliwe będzie przechowywanie na niej takich dokumentów jak Karta Seniora czy Karta Dużej Rodziny oraz legitymacja i karta miejska. Minister Streżyńska wskazuje, że nowe rozwiązanie jest w pełni kompatybilne z nowymi wymogami stawianymi przez GDPR.

About Redakcja 245 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.