Jakie zbiory danych osobowych powinny zostać zgłoszone do rejestracji GIODO przez powiaty?

Business archive in folders, 3d illustration

Tytułem wstępu należy wyjaśnić, że nie zawsze dany zestaw danych jest zbiorem danych osobowych w rozumieniu art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Wskazany przepis stanowi, iż zbiór danych to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w systemie informatycznym lub też zarówno w systemie informatycznym, jak i papierowym, zestaw tych danych z pewnością należy uznać za zbiór danych osobowych. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w systemie tzw. papierowym, to o tym czy tworzą one zbiór, będzie decydować zaistnienie kryterium dostępu do tych danych. I tak, gdy dokumenty zawierające dane osobowe są ułożone w sposób nieuporządkowany i jedyną możliwością dotarcia do określonych danych jest przeglądanie tych dokumentów jeden po drugim, to na pewno nie ma w tym przypadku jakiegokolwiek kryterium dostępu i dane osobowe zawarte w tej dokumentacji nie tworzą zbioru danych osobowych. Natomiast w przypadku, gdy dokumenty są ułożone w teczce czy też segregatorze, i jest do niej założony spis spraw, to należy uznać, iż pojawia się kryterium dostępu, a więc powstaje zbiór danych osobowych. Poniżej zamieszczony wykaz określa kategorie danych, których zbiory, jeżeli te dane je tworzą, podlegają, zgodnie z art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych, zgłoszeniu do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, przez powiaty, jako administratorów danych. W związku ze stosunkowo częstymi zmianami obowiązujących przepisów prawa zadania powiatu ulegają zmianie, dlatego też wykaz ten nie jest zamknięty.

Dane osobowe, których zbiory podlegają zgłoszeniu do rejestracji:

  1. konsumentów przetwarzanych w związku z działalnością Powiatowego Rzecznika Konsumentów, na podstawie ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331 z późn. zm.);
  2. zawarte w oświadczeniach majątkowych radnych;
  3. zawarte w oświadczeniach majątkowych osób zarządzających powiatową osobą prawną, oraz osób upoważnionych do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu starosty, nie zatrudnionych w starostwie powiatowym, na podstawie ustawy o samorządzie powiatowym
  4. dotyczących nauczycieli ubiegających się o awans zawodowy na stopień nauczyciela mianowanego, przetwarzanych na podstawie przepisów Karty Nauczyciela;
  5. uczniów kierowanych do Młodzieżowych Ośrodków Wychowawczych i Młodzieżowych Ośrodków Socjoterapii, przetwarzanych na podstawie przepisów ustawy
    z dnia 26 października 2006 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (Dz. U. z 2002 r.
    Nr 11, poz. 109 z późn. zm.);
  6. dotyczących uczniów zakwalifikowanych do kształcenia specjalnego i ich rodziców, przetwarzanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.);
  7. dotyczących osób fizycznych prowadzących szkoły i placówki niepubliczne na terenie Powiatu oraz zatrudnionych w tych szkołach i placówkach nauczycieli;
  8. zawartych w arkuszach organizacyjnych szkół, tworzonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.);
  9. dotyczących uczniów i studentów oraz członków ich rodzin, ubiegających się o stypendium finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, przetwarzanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz. 1206 z późn. zm.);
  10. dotyczących nauczycieli, wychowawców i pracowników placówek oświatowych, przetwarzanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 19 lutego 2004 r.
    o systemie informacji oświatowej (Dz. U. Nr 49, poz. 463 z późn. zm.);
  11. dotyczących uczniów, którym przyznano stypendium za wyniki w nauce, na podstawie ustawy o systemie oświaty;
  12. Ewidencja gruntów i budynków;
  13. zawartych w Państwowym Zasobie Geodezyjnym i Kartograficznym;
  14. dotyczących osób zwracających się z wnioskiem o wydanie decyzji na zgodę na wyłączenie gruntów z produkcji rolnej, przetwarzanych na podstawie ustawy z dnia 3 lutego 1995 r. o ochronie gruntów rolnych i leśnych (Dz. U. z 2004 r. Nr 121, poz. 1266 z późn. zm.);
  15. dzierżawców nieruchomości Skarbu Państwa i Powiatu, przetwarzanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.);
  16. użytkowników wieczystych nieruchomości Skarbu Państwa, przetwarzanych na podstawie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami;
  17. przetwarzanych w związku z wydawaniem decyzji o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości (Dz. U. Nr 175, poz. 1459);
  18. dotyczących zwrotu wywłaszczonych nieruchomości, na podstawie ustawy o gospodarce nieruchomościami;
  19. przetwarzanych w związku z prowadzonymi przez Starostwo postępowaniami w sprawie odszkodowań za grunty zajęte pod drogi w związku z podziałem nieruchomości, prowadzony na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 872 z późn. zm.);
  20. dotyczących odszkodowań za grunty wydzielone pod drogi publiczne, prowadzony, na podstawie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami;
  21. dotyczących postępowań spadkowych, w wyniku których Skarb Państwa stał się spadkobiercą, na podstawie ustawy o gospodarce nieruchomościami;
  22. przetwarzanych w związku z wykonywaniem opieki i ochrony zabytków ruchomych, nieruchomych i archeologicznych w czasie pokoju, kryzysu i wojny, na podstawie ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568 z późn. zm.);
  23. dotyczących społecznych opiekunów zabytków, przetwarzanych na podstawie ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami;
  24. Powiatowa Rada Kombatantów, na podstawie ustawy z dnia 24 stycznia 1991 r. O kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych okresu powojennego (Dz. U. z 2002 r. Nr 42, poz. 371 z późn. zm.);
  25.  Powiatowa Komisja Lekarska
  26. ewidencja kierowców oraz ewidencja pojazdów, prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2005 r. Nr 108, poz. 908 z późn. zm.). Powiat jest zobowiązany do zgłoszenia tylko zbiorów prowadzonych w systemie tzw. tradycyjnym (papierowym), informatycznym tylko wtedy, gdy zbiory te nie są integralną częścią Centralnej Ewidencji Kierowców lub Centralnej Ewidencji Pojazdów;
  27. zbiór danych przetwarzanych w związku z wydawaniem licencji na krajowy transport osób i rzeczy, na podstawie ustawy o transporcie drogowym;
  28. dotyczących diagnostów, przetwarzanych na podstawie Prawa o ruchu drogowym;
  29. dotyczących instruktorów nauki jazdy, przetwarzanych na podstawie Prawa o ruchu drogowym;
  30. dotyczących osób o obniżonej sprawności ruchowej, dla których wydano kartę parkingową, przetwarzanych na podstawie Prawa o ruchu drogowym;
  31. przetwarzanych w związku z wydawaniem decyzji na lokalizacje zjazdów, na podstawie ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 19, poz. 115 z późn. zm.) ;
  32. przetwarzanych w związku z wydawaniem decyzji na lokalizację urządzeń infrastruktury technicznej niezwiązanych z zarządzeniem drogami, na podstawie ustawy o drogach publicznych;
  33. przetwarzanych w związku z wydawaniem decyzji na zajęcie pasa drogowego, na podstawie ustawy o drogach publicznych;;
  34. dotyczących osób występujących z wnioskami o wycięcie zagrażających bezpieczeństwu drzew z pasów dróg powiatowych, przetwarzanych na podstawie ustawy o drogach publicznych;
  35. przetwarzanych w związku z wydawaniem decyzji dotyczących sprowadzania zwłok lub szczątków ludzkich, na podstawie przepisów ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2000 r. Nr 23, poz. 295 z późn. zm.);
  36. właścicieli zwierząt przetwarzanych w związku z wydawaniem decyzji dopuszczających reproduktora do użytkowania w punkcie kopulacyjnym, prowadzony na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o hodowli i rozrodzie zwierząt gospodarskich (Dz. U. Nr 207, poz. 1762 z późn. zm.);
  37. przetwarzanych w związku z wydawaniem pozwoleń wodnoprawnych na szczególne korzystanie z wód i na wykonywanie urządzeń wodnych, na podstawie przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne (Dz. U. z 2005 r. Nr 239, poz. 2019 z późn. zm.);
  38. dotyczących osób, którym są wydawane kart wędkarskich, przetwarzanych na podstawie ustawy z dnia 18 kwietnia 1985 r. o rybactwie śródlądowym (Dz. U. z 1999 r. Nr 66, poz. 750 z późn.);
  39. przetwarzanych w związku z rejestracją sprzętu pływającego służącego do połowu ryb, na podstawie przepisów ustawy o rybactwie śródlądowym;
  40. dotyczących Społecznych Strażników Straży Rybackiej; prowadzony na podstawie przepisów ustawy o rybactwie śródlądowym;
  41. przetwarzanych w związku z wydawaniem zaświadczeń dotyczących wpływu inwestycji na środowisko, na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2006 r. Nr 129, poz. 902 z późn. zm.);
  42. przetwarzanych w związku z opiniowaniem dotyczącym oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko i jego zakres oraz uzgadnianiem w sprawach tzw. decyzji „środowiskowych”, prowadzony na podstawie przepisów ustawy Prawo ochrony środowiska;
  43. Rejestr zwierząt objętych konwencją waszyngtońską, prowadzony na podstawie przepisów Prawa ochrony środowiska;
  44. przetwarzanych w związku z wydawaniem zezwoleń na posiadanie i hodowanie lub utrzymywanie chartów rasowych lub ich mieszańców, na podstawie ustawy Prawo łowieckie;
  45. Rejestr uproszczonych planów urządzania lasów i inwentaryzacji stanu lasów, prowadzony na podstawie przepisów ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. |
    z 2005 r. Nr 45, poz. 435 z późn. zm.);
  46. zawartych w decyzjach dotyczących zmiany przeznaczenia gruntów na cele nierolnicze i nieleśne, prowadzony na podstawie przepisów ustawy o lasach;
  47. przetwarzanych w związku z wydawaniem decyzji o przeznaczeniu gruntów do zalesienia, prowadzony na podstawie przepisów ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o przeznaczeniu gruntów rolnych do zalesienia (Dz. U. Nr 73, poz. 764 z późn. zm.);
  48. przetwarzanych w związku z wykonywaniem nadzoru nad gospodarką leśną w lasach nie stanowiących własności Skarbu Państwa, na podstawie przepisów ustawy o lasach ;
  49. przetwarzanych w związku z wydawaniem pozwoleń na budowę i rozbiórkę obiektów budowlanych;
  50. zawartych w zgłoszeniach budowy, o których mowa w Prawie budowlanym;
  51. przetwarzanych w związku ze zmianami sposobu użytkowania budynku mieszkalnego;
  52. zawartych w rejestrze skarg i wniosków
  53. osób, które wystąpiły z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej;
  54. dotyczących rodzin zastępczych, którym starosta przyznał pomoc pieniężną, na podstawie ustawy o pomocy społecznej;
  55. przetwarzanych w związku z wydawaniem decyzji dotyczącej wysokości opłaty za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej, ponoszonej przez rodziców tego dziecka;
  56. przetwarzanych w związku z prowadzeniem ewidencji rzeczy znalezionych, na podstawie Kodeksu Cywilnego.

Wykaz aktualny na dzień 18 września 2007 r.

About Redakcja 311 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.