Elektroniczna skrzynka podawcza

Documents with binder clips close up

Na początku lat osiemdziesiątych XX wieku, wraz z rozwojem technik wymiany informacji, faktem stało się formowanie globalnego społeczeństwa informacyjnego. W tym kontekście pojawiło się wiele inicjatyw Unii Europejskiej („eEuropa – Społeczeństwo Informacyjne dla wszystkich”, „strategia lizbońska”, oraz „eEurope 2005”) nazywanych jako „eGovernment” (eAdministarcja). Głównym celem wdrożenia „eGovernment” jest stworzenie jednego punktu dostępu do informacji oraz wymogów administracyjnych, który w znacznej mierze ułatwi kontakt z administracją publiczną, wpłynie na zmniejszenie ilości błędów administracyjnych
i proceduralnych oraz spowoduje obniżenie ceny usług publicznych i kosztów transakcyjnych ponoszonych przez obywateli.
Realizacją powyższej koncepcji są przepisy ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 6 września 2001 r.
o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.), które nałożyły na urzędy publiczne obowiązek wypracowania metod umożliwiających obsługę interesantów
z zastosowaniem technologii informatycznych. Obowiązek ten wymusił dokonanie zmian
w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 późn. zm.), poprzez rozszerzenie treści art. 63 § 1 K.p.a. Oprócz składania dokumentów w formie pisemnej, telegraficznej, za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, umożliwiono ich składanie również „za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu”.
Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565) wydano rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 64, poz. 565), które dało zielone światło do powstawania w podmiotach administracji publicznych „Elektronicznych skrzynek podawczych”. Powyższe przepisy określiły m.in. sposób dostarczania dokumentów za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, sposób poświadczenia odbioru dokumentów wysłanych za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, czas przechowywania dokumentów i poświadczenia ich odbioru. W załączniku do rozporządzenia,
o którym mowa powyżej, wskazano wymagania techniczne i organizacyjne dla systemu teleinformatycznego wykorzystywanego przez podmiot publiczny do wytwarzania urzędowego poświadczenia odbioru.
W działających elektronicznych skrzynkach podawczych, procedura przesłania dokumentu w formie elektronicznej wygląda następująco: po wybrania przez interesanta określonego urzędu na jego stronie wyświetlone zostają rodzaje pism, które można do niego przesłać za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej. Klikając na nazwę wybranego pisma, w nowym oknie otwiera się wzór formularza do wypełnienia w formie elektronicznej. Interesant po wypełnieniu formularza wybiera z listy dostawcę oraz rodzaj certyfikatu kwalifikowanego (tzw. podpisu elektronicznego). Po potwierdzeniu podpisu elektronicznego, pismo zostaje wysłane na serwer elektronicznej skrzynki podawczej, zaś nadawca jest informowany o jego odbiorze.
Interesant nieposiadający podpisu elektronicznego, nie będzie mógł przesłać za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej żadnego pisma w formie elektronicznej. Zgodnie bowiem z art. 63 § 3a pkt 1 i pkt 2 K.p.a., podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.
Oprócz przesyłania wypełnionych formularzy przewiduje się możliwość wysyłania także innych dokumentów, które wcześniej zostaną zeskanowane. Zakres danych podawanych przez interesantów w pismach przesyłanych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej jest uzależniony od rodzaju ww. pism (np. wniosek o przydział lokalu socjalnego, wniosek
o przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy, wniosek o wydanie dowodu osobistego itp.). Należy przy tym zauważyć, iż dane zawarte w dokumentach elektronicznych przesłanych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej nie tworzą odrębnego zbioru danych, lecz staną się częścią zbioru, utworzonego w związku z rozpatrywaniem przez urząd określonej kategorii spraw. Wynika to z faktu, iż przesyłanie dokumentów poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą jest jedynie jedną z form ich dostarczenia do urzędu. Po przesłaniu pisma za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej będzie ono przekazane do właściwej komórki organizacyjnej urzędu, gdzie przetwarzana jest dokumentacja dotycząca tej samej kategorii spraw. Stąd wniosek, iż podstawa prawna przetwarzania danych, zakres danych oraz cel ich przetwarzania nie ulega zmianie.
Systemy informatyczne, które obsługują elektroniczne skrzynki podawcze winny odpowiadać wymaganiom ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). Największym wyzwaniem, jeśli chodzi
o zabezpieczenie systemów obsługujących elektroniczne skrzynki podawcze, jest uchronienie ich przed atakami, na jakie mogą być narażone ze strony hakerów. Ważną kwestią jest również archiwizacja danych przesyłanych poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest archiwizowanie danych na serwerze lokalnym danego urzędu. W przypadku dokonywania archiwizacji na serwerze podmiotu trzeciego, winna być zawarta umowa powierzenie przetwarzania danych osobowych (art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych).
Obecnie w większości organów administracji publicznej, elektroniczne skrzynki podawcze nie spełniają swojej funkcji. Największym hamulcem do ich pełnego zastosowania jest to, iż by móc w sposób prawidłowy złożyć wersję elektroniczną pisma za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, wymagane jest złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którego uzyskanie jest skomplikowane i kosztowne. Elektroniczna skrzynka podawcza ma szansę upowszechnienia jedynie w przypadku zmiany przepisów, poprzez umożliwienie prostszej weryfikacji tożsamości osób składających pisma w formie elektronicznej (np. podpisywanie się poprzez podanie numeru PESEL). Aktualnie, elektroniczne skrzynki podawcze są wykorzystywane jako składnica wzorów formularzy, które można wypełnić komputerowo, bądź wydrukować czysty blankiet, a następnie już drogą tradycyjną przekazać do urzędu.
Elektroniczna skrzynka podawcza powinna zapewniać bezpieczny dostęp, przyjmować pisma oraz generować urzędowe poświadczenia odbioru do każdego elektronicznie przekazanego do urzędu dokumentu. Ponadto zalecane jest wprowadzenie dodatkowych zaawansowanych funkcji tj. weryfikowanie i odrzucanie niepoprawnych dokumentów, przyjmowanie wniosków w zależności od rodzaju dokumentu bądź wnioskodawcy, segregowanie napływających dokumentów pod kątem dostarczenia ich do docelowych odbiorców w urzędzie itd.
Reasumując, elektroniczna skrzynka podawcza jest doskonałym narzędziem usprawniającym prowadzenie postępowań administracyjnych. Korzystanie z niej nie może być jednak obwarowane trudnymi w realizacji warunkami. Dopiero ich likwidacja umożliwi szersze zastosowanie elektronicznej skrzynki podawczej w praktyce.

About Redakcja 244 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.