Czy pracodawca może przechowywać kopie dowodów osobistych pracowników?

Pracodawca nie jest uprawniony do przetwarzania wszystkich danych osobowych, które znajdują się w dowodzie osobistym. W polskim ustawodawstwie podstawę prawną do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników stanowią w szczególności przepisy Kodeksu pracy i wydane na jego podstawie akty wykonawcze.

Katalog informacji dotyczących pracownika, został określony w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy. Z przepisu tego nie wynika, aby pracodawca mógł przetwarzać dane osobowe pracownika w zakresie znajdującym się w dowodzie osobistym. Ponadto, z punktu widzenia ustawy o ochronie danych osobowych, podkreślić należy, iż w celu legalnego przetwarzania danych administrator danych osobowych winien działać zgodnie z zasadami przetwarzania określonymi w tym akcie prawnym. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych powinien przetwarzać dane w zakresie adekwatnym do celów przetwarzania. Bez wątpienia zakres informacji o pracowniku znajdujący się w dowodzie osobistym (kolor oczu, wzrost, wizerunek) wykracza (a zatem jest nieadekwatny) poza niezbędny do osiągnięcia celu jakim jest realizacja umowy o pracę.

Odnosząc się zatem do zagadnienia legalności przechowywania w aktach osobowych pracownika kserokopii dowodu osobistego, wskazać należy, że niewątpliwie pozyskiwanie przez pracodawcę wszystkich  informacji w nim zawartych nie zostało przewidziane w Kodeksie Pracy. Tym samym uznać należy, iż stosowana przez pracodawców praktyka polegająca na kopiowaniu dowodów osobistych pracowników w celu załączenia ich do akt osobowych, stoi w sprzeczności z zasadami ochrony danych osobowych.

About Redakcja 310 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.