Czy na ogólnie dostępnej tablicy informacyjnej mogą się pojawić informacje o absencji pracowników?

Documents with binder clips close up

Pracodawca jako administrator danych jest zobowiązany między innymi do zabezpieczenia tych danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Ponadto na administratorze danych ciąży obowiązek zapewnienia, aby dane były zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.

Dane dotyczące absencji pracownika należą do zbioru danych kadrowych przetwarzanych przez pracodawcę. Dane takie zbierane są w celach regulowanych przepisami prawa pracy i dostęp do nich mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawcę, realizujące obowiązki pracodawcy związane z administrowaniem kadrowo-płacowym. Udostępnienie takich danych na powszechnie dostępnej tablicy byłoby udostępnieniem danych osobowych nieupoważnionym osobom.

Ponadto upublicznianie informacji dotyczących tego, ile dany pracownik opuścił dni pracy, które miałoby służyć np. dyscyplinowaniu pracowników (by za często nie korzystali ze zwolnień lekarskich), byłoby niezgodne z celem ich zebrania. W związku z powyższym dla takiego działania pracodawcy nie można znaleźć podstaw prawnych.
            Jednakże istnieje sytuacja, w której umieszczenie danych o nieobecności pracowników w pracy mogłoby znaleźć uzasadnienie i podstawę prawną w postaci wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu pracodawcy, jakim jest obowiązek zapewnienia właściwej organizacji pracy. Pod warunkiem jednak, iż takie upublicznienie byłoby działaniem niezbędnym do osiągnięcia tego celu. Pracownicy pracujący w jednym dziale często są zależni od siebie i nieobecność jednego pracownika ma wpływ na organizację pracy drugiego, która najczęściej związana jest z koniecznością zastępowania innego pracownika w jego obowiązkach. Zatem informacja o tym, że dany pracownik jest aktualnie nieobecny w pracy oraz o tym kiedy powróci do pracy może być bardzo pomocna dla innych pracowników, ze względu na organizację ich własnej pracy. Jednak takie udostępnienie danych mogłoby dotyczyć tylko informacji o aktualnie nieobecnych pracownikach oraz o terminach ich powrotu do pracy. Na tablicy takiej nie mogłyby znajdować się informacje o wcześniejszych nieobecnościach. Nie można również udostępnić na tablicy powodów absencji pracowników, ponieważ byłoby to nieadekwatne do celu przetwarzania danych (dla organizowania pracy nie jest istotne czy danego pracownika nie ma z powodu choroby, urlopu, czy szkolenia).
Ponadto podawanie informacji o tym, że pracownik jest na zwolnieniu lekarskim wiązałoby się z ujawnieniem danych dotyczących stanu zdrowia pracownika, czyli danych szczególnie chronionych przez ustawę o ochronie danych osobowych.
Reasumując – dopuszczalne jest umieszczenie na tablicy dostępnej dla wszystkich pracowników, informacji o aktualnie nieobecnych pracownikach i terminach ich powrotu do pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia właściwej organizacji pracy.
About Redakcja 310 Articles
Omni Modo to po łacinie „na każdy sposób”. Nazwa naszej firmy to nie przypadek. Na każdy sposób chcemy bowiem pokazywać klientom nasze doświadczenie, profesjonalizm i sukcesy w dziedzinie ochrony danych osobowych.